Steuerliche Voraussetzungen bei elektronischen Kassen

Beim Einsatz von Registrier- oder PC-Kassensystemen muss der Steuerpflichtige für eine sachgerechte und insbesondere die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit gewährleistende Struktur und Organisation seiner Aufzeichnungen sorgen. Er ist für die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsvo­raussetzungen selbst verantwortlich. Eine Verpflichtung zum Einsatz elek­tronischer Kassen besteht nicht.

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen – spätestens seit dem 1.1.2017 – alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren – jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar – aufbewahrt werden.

Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung) vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung verlangt, dass originär digitale Daten (wie die Kasseneinzeldaten) auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen.

Bitte beachten Sie! Ältere Kassensysteme (z. B. elektronische Registrierkassen mit Papier- oder elektronischem Journal ohne Möglichkeit zur Einzeldatenspeicherung) erfüllen die oben genannten Vorgaben nicht und dürfen damit nicht mehr eingesetzt werden. Organisationsunterlagen und Daten der „Alt-Kassen“ sind weiterhin für steuerliche Zwecke während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, neben dem Vorgenannten auch die „Alt-Kasse“ weiterhin aufzubewahren.

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