In der Vergangenheit gab es für Unternehmen im Wesentlichen zwei Aufbewahrungsfristen. Für wichtige Unterlagen wie z. B. Bilanzen, Inventare, Steuererklärungen galt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für z. B. Geschäftsbriefe, Lohnunterlagen und ähnliche Unterlagen galt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist.
Zum 1.1.2025 wurde dann durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz zusätzlich eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist eingeführt, und zwar für Belege wie Rechnungen und Quittungen.
Die Bundesregierung hat nun am 6.8.2025 beschlossen, die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bei Buchungsbelegen dauerhaft wieder auf 10 Jahre auszuweiten. Hintergrund ist, dass Buchungsbelegen eine wichtige Funktion im Rahmen der Aufklärung von Steuerhinterziehung und Beweisfunktion im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung zukommt. Diese Belege können daher eine Kontrollfunktion auch bei Unternehmen erfüllen, selbst, wenn bei diesen die 8-jährige Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist. Die beabsichtigte Gesetzesänderung ist im Gesetzentwurf zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung enthalten. Dieses wurde jedoch nicht verabschiedet.
Betroffene sollten sich steuerlich beraten lassen, ob an der bisherigen Aufbewahrungspraxis etwas geändert werden soll.
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